myBasti

Bei einem Systemwechsel, stellt man seine Arbeitsabläufe auf den Prüfstein, untersucht die eingesetzte Software genauer und macht sich auf die Suche nach überflüssigen Klicks.

Ganz simples Beispiel:

Eine Monitoring Software nervt mich seit ca. einem Jahr mit einem Statusfenster, dass ich so ca. 10 Mal pro Tag wegklicken muss. Nach dem frischen Install habe ich mich auf die Suche nach dem “Ausschalter” gemacht.

Da stellt sich die Frage, ob Windows 95 nicht das produktivste Betriebssystem war. Da musste man schliesslich alles paar Monate neu installieren und diesen Prozess durchlaufen

Eine Einteilung der täglichen Arbeitszeit sorgt für entspannteres Arbeiten

Im Ringen um mehr Produktivität und weniger verschwendete Arbeitszeit bin ich mit der Reduzierung meiner Wochenarbeitszeit und dem Killen sämtliche “Nutzlosanwendungen” (Twitter, Skype, ICQ) schon ein ganzes Stück weitergekommen.

Aktuell habe ich mir die Einteilung der täglichen Arbeitszeit vorgenommen und den Tag in handliche Pakete geteilt:

09.00 – 10.00 Warming Up (Mails / Stats checken, News lesen, RSS etc.)
10.00 – 13.00 Intensivphase
13.00 – 14.00 Mittag
14.00 – 17.00 Intensivphase
17.00 – 19.00 Cooling Down (Mails / Stats checken, News lesen, RSS etc.)

In den Intensivphasen ist alles, was nicht zu den Kernaufgaben eines Portalunternehmens gehört tabu. Wieviele Aufgaben ich in den jeweils drei Stunden erledige, passe ich meiner TODO-Liste an.

Ich suche mir, wie gehabt, immer die Aufgabe aus, die mir am meisten Spass macht. Und ich mache sie genauso lange, wie sie die ist, die mir am meisten Spass macht. Meist ist dann nach einer Stunde der “Drive” raus und ich suche mir einen neuen Task von der Liste.

Kurze Pausen

Ich versuche auch, nach jeder Stunde eine kurze Pause (ca. 5 min) zu machen, meine Augen ein bisschen zu entspannen und meine müden Glieder ein wenig zu bewegen.

Team- und Einzelarbeitsphasen

Wenn wir in Potsdam arbeiten, verbringen wir die Intensivphasen an getrennten Arbeitsplätzen, um die Ablenkungsgefahr durch spontane Zurufe und daran anschliessende Diskussionen zu verringern. Teamaufgaben und Besprechungen werden ausserhalb der Intensivphasen absolviert.

Ich bin schon sehr gespannt, wie sich diese Einteilung bewährt. Sie scheint mir jedenfalls deutlich tauglicher als das heterogene Verteilen von Einzel- und Teamarbeitsphasen.

Spass macht am produktivsten

Ich erwische mich immer wieder dabei, dass ich irgendetwas mache, auf das ich gerade keine Lust habe. Und das nur, weil ich der Meinung bin, dass das unbedingt als Nächstes erledigt werden muss. Das führt dann dazu, dass ich unproduktiv werde, mich leicht ablenken lasse und meine Motivation leidet.

Ade Priorität

Nachdem ich meine gesamten offenen Tasks (ich habe bei ca. 150 aufgehört zu zählen) gesichtet habe, ist mir bewusst geworden, dass es keine “Du musst das genau jetzt tun”-Reihenfolge bei meinen Aufgaben gibt.

Irgendwie lasse ich mich aber immer wieder von den “normalen” Menschen zum Glauben verführen, dass es genau das geben müsste: eine Priorisierung. Je mehr ich darüber nachdenke, desto eher glaube ich, dass mich genau diese krampfhafte und künstliche Priorisierung bisher in vielen Situationen ausgebremst hat.

Konsequente Spassvernichtung

Die produktivisten Tage waren die, an denen ich genau das getan habe, wozu ich gerade Lust hatte. Die unproduktivsten waren die, an denen ich mir gesagt habe: “Ich habe jetzt eigentlich Lust, XY zu machen. Aber erst muss ich Z erledigen. Dann kann ich ganz relaxt XY machen.” Das endet nämlich oft damit, dass ich mit Z soviel Zeit vertrödele, dass ich danach zu K.O. bin, um für XY noch Leidenschaft zu erfinden. Und am nächsten Tag wird XY dann vielleicht sogar zu der ungeliebten Aufgabe, die vor der spassmachenden Tätigkeit zu erledigen ist.

Ich werde in Zukunft versuchen, meinen Grundsatz:

Es ist ganz egal, was Du zuerst erledigst. Fang mit dem an, was Dir am meisten Spass macht.

noch konsequenter umzusetzen. Die Angst davor, dass dann am Ende ein riesiger Berg ungeliebter Aufgaben übrig bleibt, ist unbegründet. Das passiert nur, wenn man sich Aufgaben aufzwingt, die gerade überhaupt nicht zur Tagesstimmung passen. Und selbst wenn: Es gibt in jedem TODO-Tool eine Löschfunktion

Dauerstress und überlange Arbeitswochen machen unproduktiv

Seid mal ganz ehrlich zu euch selbst! Wieviel Stunden pro Woche sitzt ihr im Büro vor dem Rechner? Und wieviel davon arbeitet ihr tatsächlich? Ich habe mir mal den “Spass” gemacht und meine eigene “Arbeitszeit” analysiert. Und das war erschreckend! Maximal 30% meiner bis zu 90 Arbeitsstunden habe ich tatsächlich produktiv gearbeitet.

Selbst wenn man berücksichtigt, dass das Lesen von Blogs und Magazinen in bestimmtem Umfang zu meiner “Arbeit” gehört und dafür mal grosszügig eine Stunde pro Tag ansetzt, bleiben von 90 “abgesessenen” Stunden nur 34 produktiv gearbeitete. Der Rest geht für ständiges Checken der E-Mails, Instant Messaging und andere “willkommene” Ablenkungen drauf, von denen ich mich gerne von unangenehmen Aufgaben abhalten lasse.

So sehr ich auch das Internet mag. Aber glaubt mir – mit meiner Lebenszeit weiss ich besseres anzufangen, als 56 Stunden davon jede Woche für “seichtes” Netzentertainment zu verbraten.

Massnahmen: Zeitverschwender aus

Seit einigen Wochen habe ich die ersten zwei Dinge umgesetzt, die mir ein deutlich besseres Arbeitsgefühl vermitteln: Skype, Facebook & Co. bleiben während meiner Arbeitszeit aus und ich mache einen “definitiven” Feierabend.

Definitiver Feierabend

Früher habe ich immer den sogenannten “erstmal Feierabend” gemacht. In dem Wissen, dass ich später (meist Nachts) unbedingt noch “XY” machen muss, konnte ich nicht wirklich abspannen. Es hat ziemlich lange gedauert, bis mir das bewusst geworden ist.

Gleich nach dem definierten Feierabend verschaffe ich mir echte Ablenkung (Sport, Lesen, TV etc.), um die Gedanken ans Business abzuschütteln und in den Privatmodus zu schalten.

Ich werde an diesem Thema dranbleiben, um meine Arbeitswoche auf unter 50 Stunden zu drücken und dabei deutlich mehr als jetzt zu schaffen. Wenn ich die Zeitverschwendung weiter senke, müsste ja theoretisch eine 34-Stunden-Woche reichen

Eine interessante Case Study zu diesem Thema gibt es von 37Signals. Die Jungs haben von einer 5- auf eine 4-Tage-Woche umgestellt und damit sehr gute Erfahrungen gesammelt.

Nächster Schritt: E-Mail

Im nächsten Schritt werde ich versuchen, den “Zeitkiller E-Mail” besser zu organisieren. Ich werde testweise mal allen Menschen, bei denen mir wichtig ist, dass sie mich schnell erreichen können, eine gesonderte E-Mail-Adresse geben bzw. das Telefon als Kontaktweg nahelegen.

Meine E-Mails werde ich dann max. 3 mal pro Tag (morgens / mittags / abends) checken. Aktuell checke ich immer, wenn E-Mails eingehen. Und das sind vermutlich 20-30 Mal pro Stunde.